O que são rotinas administrativas?

Para funcionar bem e gerar resultados, uma empresa não precisa só de um bom produto e funcionários qualificados, mas também de sistemas e processos definidos e organizados. Para isso, as rotinas administrativas podem ser fundamentais, uma vez que contribuem com a execução eficiente das atividades e das operações que mantêm o negócio rodando. 

Na teoria, tudo certo. Mas e na prática, como fica? Quais são essas rotinas e como aplicá-las bem na empresa?

As rotinas administrativas são tarefas do dia a dia que dão apoio às atividades centrais de todas as áreas de uma empresa, garantindo, assim, o bom funcionamento do negócio. Elas são realizadas por etapas e ajudam a cumprir prazos e organizar as diversas demandas presentes no ambiente de trabalho.

Cada segmento de negócio tem suas próprias rotinas administrativas, que podem ser estruturadas de forma estratégica e seguir boas práticas do mercado — essas rotinas incluem, também, os nichos de mercado e seus diversos comportamentos.

No entanto, elas ficam mais evidentes em áreas específicas, como a própria área administrativa, além da financeira, comercial, operacional e de recursos humanos.

As rotinas administrativas, quando bem aplicadas, podem tornar o dia a dia de trabalho mais organizado e eficiente, uma vez que ajudam a padronizar algumas tarefas que, apesar de poderem soar repetitivas, são fundamentais para o melhor funcionamento do negócio.

Mas, por qual começar? Confira abaixo:

As principais atividades administrativas de uma empresa são aquelas que não podem ser deixadas de lado, sob o risco de impedir o andamento das operações do dia a dia. Algumas delas são o acompanhamento do fluxo de caixa e o gerenciamento da folha de pagamentos, por exemplo.

Às vezes, uma tarefa aparentemente pequena, se esquecida, pode gerar um impacto muito grande — inclusive financeiro — para a empresa e seus funcionários.

As principais atividades administrativas que podem se tornar parte de uma rotina nas mais diversas empresas são:

• Acompanhamento do fluxo de caixa;
• Administração da folha de pagamento e benefícios;
• Agendamento de exames admissionais e demissionais;
• Assinatura de contratos;
• Controle de contas a pagar e receber;
• Controle de estoque;
• Emissão e recebimento de notas fiscais e recibos;
• Gestão dos benefícios dos colaboradores;
• Organização de documentos;
• Realização e atendimento de chamadas telefônicas;
• Realização de pagamentos a fornecedores.

Por isso, para que a empresa alcance resultados positivos e se mantenha competitiva no mercado, essas e outras rotinas administrativas devem ser planejadas e executadas da melhor forma possível. 

Com base nessa estratégia, é possível aumentar a satisfação de clientes e funcionários, além de permitir que a companhia cresça de forma sustentável ao longo do tempo.

A automatização de rotinas administrativas pode ajudar a aliviar o peso do acúmulo de pequenas tarefas que se repetem diariamente. Algumas ferramentas, como planilhas, softwares de gestão de tarefas e aplicativos que executam atividades específicas podem auxiliar e reduzir algumas ações manuais, que podem ocupar um tempo precioso no dia a dia.

Na área financeira, um bom exemplo é a possibilidade de encontrar sistemas para gestão de fluxo de caixa, acompanhamento de fornecedores e controle de contas a pagar e a receber, por exemplo.

O mesmo acontece na área de RH, para a qual também existem diversas soluções criadas especialmente para automatizar a gestão de folha de pagamento, benefícios e pontos.

Um exemplo recente de tarefa manual que se tornou automatizada em diversos momentos é a assinatura de qualquer tipo de contrato. Hoje, é possível contar com sites e plataformas que automatizaram o processo de assinaturas sem perder o cuidado com a segurança dos documentos, por meio de certificados digitais.

Cargos técnicos, auxiliares, analistas e gerentes são profissionais que acabam por executar tarefas que compõem a rotina administrativa de uma empresa. 

Dentro do escopo de cada um, há diversas ações que contribuem nessa rotina. O que pode mudar é o grau de complexidade exigido na execução de cada tarefa.

É cada vez mais raro encontrar um profissional que trabalhe apenas com rotinas administrativas — são tempos de multidisciplinaridade no mundo business. 

Com isso, essas tarefas podem até ser mais comuns em alguns cargos de entrada, mas mesmo profissionais mais seniores também acabam tendo em seu escopo a tarefa de executar algumas atividades administrativas.

O que se aprende em um curso sobre esse tema?

De maneira geral, o que se aprende em um curso de rotinas administrativas é a execução de determinados processos presentes no dia a dia de uma organização. 

O aluno costuma ter contato tanto com a parte operacional quanto com a parte mais estratégica da rotina administrativa para saber tomar as melhores decisões que vão beneficiar a empresa. 

Os conteúdos abordados incluem: 

• Finanças e orçamento; 
• Recursos humanos; 
• Planejamento estratégico; 
• Contabilidade; 
• Sistemas de informações; 
• Produção e logística; 
• Entre outros.  

Por meio de conceitos atuais sobre a dinâmica organizacional, o aluno consegue ter uma visão ampla das atividades que podem fazer a diferença no bom funcionamento da companhia. 

Além disso, com a prática ele se torna capaz de desenvolver as competências necessárias para o desempenho de diversas funções, como boa comunicação, dinamismo e organização.

Especialmente depois da pandemia, uma função bastante focada em rotinas administrativas começou a ganhar força. Empresas têm buscado o serviço de um assistente virtual, um profissional que trabalha de forma remota e assume diferentes tipos de atividades diárias.

Esse novo escopo profissional conta com colaboradores que costumam organizar e administrar processos e pessoas durante uma grande parte do tempo de trabalho. O funcionário que atuar como assistente virtual irá lidar tanto com profissionais que atuam dentro de empresas quanto diretamente com empreendedores.

A ideia é terceirizar tais rotinas administrativas para empresas e seus gestores, com contratos em tempo integral ou por atividade. 

Alguns exemplos de rotinas administrativas que podem ser assumidas por um assistente virtual são:

• Cuidar da caixa de e-mails: escrever mensagens, responder e organizar;
• Atender ligações telefônicas;
• Agendar compromissos;
• Oferecer suporte e tirar dúvidas de clientes;
• Criar relatórios;
• Organizar documentos;
• Atualizar planilhas;
• Revisar documentos;
• Fazer compra de suprimentos.

O tipo de rotinas administrativas e seu grau de complexidade tem uma grande ligação com as especificidades da empresa, que levam em conta desde o seu porte, área de atuação, até a sua cultura.

Agora que você conhece um pouco mais sobre a rotina administrativa por meio de um panorama geral, que tal saber como organizar o financeiro do seu negócio? Assista no episódio do Vida Nu Corre:

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